Podpis elektroniczny jest narzędziem, dzięki któremu możemy załatwić niezbędne formalności przez internet. Używanie podpisu elektronicznego jest bezpieczną metodą, umożliwiającą wysyłkę dokumentów do urzędów, a te na podstawie podpisu identyfikują osobę, która go złożyła. Może on być traktowani na równi z podpisem własnoręcznym. Rozwój handlu elektronicznego uczynił to, że podpis elektroniczny jest szybką i wygodną formą potwierdzania transakcji w internecie. Dowiedz się więcej na temat podpisu elektronicznego.
Podpis elektroniczny – poznaj jego rodzaje
Definicję podpisu elektronicznego stworzyła Unia Europejska w swojej dyrektywie z dnia 13 grudnia 1999 roku w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych. Tak oto podpis elektroniczny oznacza: ,,dane w formie elektronicznej, dodane do innych danych elektronicznych lub logicznie z nimi powiązane i służące jako metoda uwierzytelniania’’. Możemy wyróżnić trzy rodzaje podpisu kwalifikowanego:
- Podpis elektroniczny – elektroniczne potwierdzenie tożsamości, w postaci elektronicznego dokumentu, które umożliwia późniejszą identyfikację osoby podpisującej. Stosowany jest głównie przy wymianie e – maili. Nie jest to na tyle bezpieczna forma, aby mogła zostać używana w wysyłce dokumentów do sądu czy deklaracji podatkowych,
- Zaawansowany podpis elektroniczny – dzięki zastosowaniu specjalnego szyfrowania, zapewnia bezpieczeństwo przeprowadzonej operacji i jest trudny do sfałszowania. Jest on najczęściej wybieranym rodzajem podpisu,
- Podpis elektroniczny kwalifikowany – jest to podpis elektroniczny, który ma taką samą moc prawną, jak podpis własnoręczny. Spełnia on szczególne wymagania techniczne. Do jego używania potrzebny jest specjalny certyfikat kwalifikowany, wystawiony przez kwalifikowany urząd certyfikacji oraz posiadanie klucza prywatnego. W jego skład wchodzi czytnik kart, który podpina się do komputera oraz oprogramowanie, które należy zainstalować na swoim urządzeniu.
Oprócz wyżej wymienionych podpisów, wysyłać dokumenty do instytucji państwowych możemy za pomocą profilu zaufanego.
Gdzie mogę wykorzystać podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny można stosować w różnych instytucjach. To nowoczesne narzędzie może być pomocne przy przesyłaniu formularzy do urzędu skarbowego lub ZUS-u. Określa to specjalne Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2015 roku, które zmienia rozporządzenie w sprawie przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisów, które powinny zostać umieszczone pod stosownymi dokumentami. Podpis elektroniczny wykorzystuje się przede wszystkim w:
- Składaniu e-deklaracji podatkowych,
- Składaniu e-deklaracji ZUS,
- Podpisywaniu faktur elektronicznych,
- Składania ofert w przetargach,
- Podpisywania umów,
- Wysyłaniu podań, formularzy rejestracyjnych do: sądów, KRS, GIODO, CEIDG oraz innych urzędów administracyjnych
- Podpisywaniu dokumentacji medycznej,
- Zgłoszeniach ubezpieczenia społecznego,
- Rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG,
- Korespondencji z Generalnym Inspektorem Danych Osobowych.
Jak zdobyć podpis elektroniczny?
O ile zwykły podpis elektroniczny jest darmowy, tak ten bezpieczny niestety wymaga uiszczenia za niego opłaty. Jego zakupu można dokonać za pomocą poniższych instytucji:
- Krajowej Izby Rozliczeniowej – Szafir,
- Unizeto Technologies – Certum,
- EuroCert,
- Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych – Sigillum,
- Enigma S.O.I. – PEM – HEART,
Wszystkie te podmioty są wpisane do rejestru Ministerstwa Gospodarki. Cena podpisu kwalifikowanego zależy od dostawcy. Szacunkowo cały zestaw, składający się z certyfikatu, czytnika kart i oprogramowania, kosztuje około 300 zł brutto. Jego odbioru należy dokonać osobiście w celu potwierdzenia danych.
Z pewnością podpis kwalifikowany ułatwia załatwienie nawet najpilniejszych spraw za pomocą internetu. Dzięki temu nie jesteśmy zmuszeni stać w długich kolejkach tylko po to, aby wypełnić jeden formularz i pozostawić go w urzędzie. Coraz częściej z takiego rozwiązania korzystają przedsiębiorcy, którzy mają do wypełnienia szereg dokumentów do różnych instytucji – chociażby podpisywanie i wypełnianie deklaracji w systemie Płatnik.
