Bezpieczny podpis elektroniczny jest szczególną formą podpisu zaawansowanego. Jest to rosnąca na popularności forma podpisywania dokumentów w internecie. Pozwala on na zaoszczędzenie sporej ilości czasu i energii wizytując każdy z urzędów, w celu złożenia stosownych formalności. Metoda ta jest coraz bardziej powszechna i udostępniana przez kolejne instytucje. Aktem prawnym, który reguluje obecne używanie podpisu elektronicznego jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 lipca 2014 roku. Na czym polega bezpieczny podpis i czy każdy go może mieć?
Podpis elektroniczny – jak go wyrobić?
Elektroniczny podpis kwalifikowany jest płatny. Zakupu można dokonać u jednego z certyfikowanych dostawców, umieszczonych w rejestrze Ministerstwa Gospodarki. Otrzymany w ten sposób podpis elektroniczny ma taką samą moc jak własnoręczny podpis. Cena uzależniona jest ok kilku czynników oraz wybranego dostawcy.
Przede wszystkim, certyfikat, który wydawany jest przy jego zakupie ma różne okresy ważności. W zależności od wybranej opcji (1 rok, 2 lata, 3 lata itd.), cena podpisu elektronicznego będzie inna. Jest to co najmniej wydatek kilkuset złotych. Za kolejną opłatą przedłuża się jego ważność. Podmiotami, które zajmują się jego sprzedażą są, m.in. Krajowa Izba Rozliczeniowa oraz Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych.
Cała procedura polega na tym, aby podpisać umowę z którymś z powyższych instytucji, a one przyznają nam certyfikat oraz niezbędne oprogramowanie i kratę kryptograficzną z czytnikiem lub tokenem. To właśnie przy ich pomocy będziemy umieszczać podpis elektroniczny na ważnych dokumentach.
Sam certyfikat powinien posiadać następujące informacje:
- Numer certyfikatu,
- Imię i nazwisko podpisującego,
- Nazwę podmiotu wydającego certyfikat,
- Oznaczenie okresu ważności certyfikatu,
- Dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego.
Podpis kwalifikowany – gdzie mogę go użyć?
Bezpieczny podpis elektroniczny usprawni komunikację z administracją publiczną, dostawcami czy klientami. Oszczędza czas, zapewnia bezpieczeństwo transakcji przez to, że jest niemożliwy do podrobienia. W odróżnieniu od zwykłego podpisu elektronicznego, ten kwalifikowany jest bardziej zaawansowany, dzięki dodatkowym zabezpieczeniom i wydanemu certyfikatowi. Umożliwi nam to załatwienie spraw związanych z:
- Podpisaniem i składaniem deklaracji w systemie Płatnik,
- Składaniem deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do urzędów skarbowych,
- Podpisaniem i składaniem sprawozdań finansowych do KRS,
- Zdalne zawieranie umów cywilno – prawnych,
- Przesyłanie faktur elektronicznych,
- Przekazywanie organom podatkowym danych w postaci JPK,
- Składanie e-pozwów do e-sądów.
Podpis elektroniczny jest dopuszczany niemal przez każdy bank w Polsce. Powszechniejszy staje się w urzędach, m.in. w ZUS-ie. To wygodna forma dla przedsiębiorcy, który zmuszony jest mieć kontakt z kilkoma instytucjami.
Mamy do wyboru dwa sposoby podpisywania dokumentu – za pomocą aplikacji mobilnej w telefonie lub karty i czytnika. Podczas, gdy użyjemy takiej formy podpisu, specjalne oprogramowanie szyfruje kluczem prywatnym dokument, który następnie zostaje wysłany.
Bezpieczny podpis – czy warto z niego korzystać?
Każda osoba ma swoje przyzwyczajenia i nadal wiele osób woli wybrać się osobiście do urzędów w celu wypełnieniu formalności. Być może ma to związek z brakiem zaufania do nowych technologii. Podpis kwalifikowany ma za zadanie ułatwić w sposób bezpieczny korzystanie z takich form załatwiania biurokracji. Jest to wygodne rozwiązanie dla osób, które ciągle są w podróży i nie mają czasu na wizytę w urzędzie. Można przypuszczać, że z czasem pojawią się dodatkowe narzędzia, które jeszcze bardziej usprawnią ich działanie. Na szczęście mijają już czasy, gdy w jednej instytucji potrafiliśmy spędzić nawet cały dzień, aby dopełnić formalności. W Polsce dotąd elektronicznego podpisu używa ponad 300 tys. podmiotów. Dostawcy, u których możemy go nabyć są pewni, że jest mniej podatny na fałszerstwo, niż podpis tradycyjny.
