Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą jest zobowiązana do rozliczania się z państwem, a konkretnie z instytucją, którą jest Urząd skarbowy. Każda operacja gospodarcza powinna zostać zarejestrowana w systemie księgowości po dokonaniu transakcji. Planujesz rejestrację działalności gospodarczej? Dowiedz się co to jest podatkowa księga przychodów i rozchodów.
KPiR – podstawowe informacje
Jest to najczęściej wybierana forma prowadzenia ewidencji księgowej przez małe przedsiębiorstwa. Rejestruje się w niej przychody ze sprzedaży, zakupów towarów, materiałów, a także wydatki poniesione na rzecz działalności gospodarczej. Aby prowadzić KPiR należy spełnić poniże warunki:
- Prowadzić działalność gospodarczą indywidualnie lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, w formie cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
- Przychody netto przedsiębiorstwa nie przekroczyły kwoty 2 mln euro w poprzednim roku podatkowym,
- Ostatnim warunkiem jest rozliczanie podatku przez przedsiębiorcę na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub w formie podatku liniowego.
Przedsiębiorca może dzięki temu w łatwy sposób rozliczyć się z obowiązku odprowadzenia podatku dochodowego i z urzędem skarbowym. W KPiR zarejestrowane są wszystkie dokonane transakcje, co jest doskonałym źródłem informacji, opierając się na danych, jak na rynku gospodarczym radzi sobie przedsiębiorstwo.
Księgę przychodów i rozchodów zakłada się z daniem rozpoczęcia działalności lub 1 stycznia, gdy rozpoczyna się rok podatkowy. Prowadzić ją można w formie papierowej lub elektronicznej. W tym drugim przypadku konieczne jest stosowanie specjalnego programu komputerowego, a jej dane przechowywać w sposób niedostępny dla osób trzecich i chronić przez zniszczeniem.
Wszystkie operacje gospodarcze rejestrowane są chronologicznie.
Co zapisywać w Księdze przychodów i rozchodów?
Szczegółowy zapis znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR z dnia 23 grudnia 2019 roku. W poszczególnych kolumnach przedsiębiorca powinien zawrzeć m.in. wartość sprzedanych towarów i usług, dane zdarzenia gospodarczego, dane kontrahenta, osiągany przychód oraz wydatki i ich wartość. Dowody księgowe, które powinny znaleźć się w KPiR to:
- Faktury VAT, dokumenty celne, rachunki,
- Dzienne zestawienie faktur sprzedażowych,
- Noty księgowe,
- Dowody opłat pocztowych oraz bankowych,
- Raporty fiskalne,
- Inne dowody opłat.
Przedsiębiorca, gdy wypełnia wniosek o rejestrację działalności gospodarczej, wpisuje w odpowiednią rubrykę, jaki rodzaj ewidencji księgowej wybrał oraz jakie biuro rachunkowe będzie za to odpowiedzialne. Dodatkowo, każdy przedsiębiorca wraz z KPiR zobowiązany jest do prowadzenia:
- Ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- Ewidencję sprzedaży,
- Ewidencję przebiegu pojazdów,
- Ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych.
Prawidłowo sporządzona KPiR powinna zostać w języku polskim, walucie polskiej oraz w sposób czytelny. Jeśli omyłkowo zostanie popełniony błąd, istnieje możliwość jego poprawienia. Należy wtedy skreślić błędnie wpisaną treść, umieścić nową i obok zawrzeć datę oraz podpis lub w księdze dowodów wpisać korektę błędów.
Zapisy w Księdze Przychodów i Rozchodów powinno dokonywać się w tym samym dniu, przed rozpoczęciem działalności w kolejnym dniu. Przychód, który został ujęty musi zostać wpisany nie później niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności. W przypadku kosztów, przedsiębiorca ewidencjuje jego wydatek w dacie otrzymania faktury, jeśli została ona dostarczona w momencie przekazania towaru. Wynagrodzenie oraz odprowadzane składki ZUS należy ująć adekwatnie do fizycznego poniesienia wydatku.
